Utgifter til kost og losji på tjenestereise *

Refusjon - reise etter regning

Reise uten overnatting (dagsreise) - diettgodtgjørelse

Reise med overnatting - diettgodtgjørelse og nattillegg

Utbetaling av forskudd

Administrativ forpleining (bruspenger)

Statlige regulativ og definisjoner

Statens reiseregulativ:

• Særavtale for reiser innenlands for statens regning (heretter innenlandsregulativet).
• Særavtale om kostgodtgjørelse ved rutinemessig tjenesteoppdrag uten overnatting (heretter rutineoppdragsregulativet).
• Særavtale for reiser utenlands for statens regning (heretter utenlandsregulativet).
• Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested mv. Avtalen gjelder ved tjenesteoppdrag i Norge utover 28 døgn på samme oppdragssted (sammenhengende opphold).
• I utenlandsregulativet § 1 pkt. 3 fremgår reglene for sammenhengende opphold på samme oppdragssted utover 28 døgn i utlandet. Dette regelverket blir ikke omtalt videre i Lønns-ABC.

Reiseregulativene og en elektronisk versjon av reiseregningen som benyttes i staten finnes på Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets sider på internett (http://regjeringen.no/fad).

Definisjoner:

Tjenestereise
Pålagt/godkjent reise av ikke fast karakter i oppdrag for arbeids-/oppdragsgiveren

Diett-/kostgodtgjørelse
Kontantgodtgjørelse til dekning av utgifter til kost/mat på tjeneste-/yrkesreiser.

Nattillegg
Kontantgodtgjørelse til dekning av utgifter til losji/overnatting på tjeneste-/yrkesreiser.

Dagsreise
Reise uten overnatting, det vil si reise hvor det ikke kan utbetales nattillegg eller overnatting dekkes på annen måte.

Døgn
24 timer regnet fra reisens begynnelse

Natt
Tiden mellom kl. 22.00-06.00

Refusjon av ugifter - reise etter regning

Med utgiftsrefusjon menes at arbeidsgiveren dekker arbeidstakerens faktiske utgifter i forbindelse med utførelsen av arbeid, oppdrag eller verv, for eksempel til kost og losji på en tjeneste-/yrkesreise (reise etter regning). Refusjon av private utgifter skal alltid behandles som lønn for mottaker.

Trekkfritak for utgiftsrefusjoner
Hovedregelen er at det skal foretas forskuddstrekk når arbeidsgiveren dekker arbeidstakerens utgifter på tjenestereiser. I skattebetalingsforskriften § 5-6-11 er det gitt unntak fra hovedregelen for utgiftsrefusjoner.

Arbeidsgiveren kan refundere utgifter arbeidstakeren har hatt i tjeneste uten å foreta forskuddstrekk når: 

• utgiftene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag og
• dokumentasjonen vedlegges arbeidsgiverens regnskap og 
• formålet med utgiftsdekningen samt arbeidstakerens navn fremgår av bilaget eller vedlegg til dette, eventuelt av reiseregning
• ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på
• ved refusjon av bevertningsutgifter skal formålet med bevertningen og hvem bevertningen omfatter fremgå.

Reiseutgifter
Refusjon av reiseutgifter må dokumenteres slik:

• Reiseutgifter med fly skal legitimeres med flybillettstamme og reiseutgifter med jernbane ut over ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse) skal legitimeres med jernbanebillett. Betaler arbeidsgiveren, på bakgrunn av faktura, for reisen direkte til reiseselskapet er dette ikke en utgiftsrefusjon.
• Billettløse reiser skal legitimeres ved reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser med angivelse av arbeidstakerens navn og adresse, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Fortløpende elektronisk reisebeskrivelse skal bekreftes ved en årlig utskrift på papir. Refusjon ved kjøp av kort med begrenset antall reiser må i tillegg til reisebeskrivelsen legitimeres med faktura fra reiseselskapet. Refusjon ved kjøp av kort med ubegrenset antall reiser (travel pass) må legitimeres med faktura fra reiseselskapet i tillegg til at arbeidstakeren sender fortløpende reisebeskrivelser over alle foretatte reiser i tidsrommet kortet gjelder. Reisebeskrivelsen skal angi arbeidstakerens navn og adresse samt tid og sted for avreise og ankomst.
• Andre tilfeller skal dokumenteres med underskrevet reiseregning som angir hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet samt billettpris. 

Småutgifter
Refusjon av diverse småutgifter (som bompassering, parkometer og lignende) kan skje uten at arbeidsgiver foretar forskuddstrekk når:

• utgiftene er nødvendige i forbindelse med arbeidet/oppdraget og
• utgiftene fremgår av reiseregning.

Trekkfrie utgiftsrefusjoner er fritatt for arbeidsgiveravgift, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd, og er unntatt fra innberetningsplikten, jf. forskrift 30.12.1983 nr. 1974 om begrensning av lønnsoppgaveplikten §§ 4 og 5.

Eksempel refusjon
Revisor Eva Eng med arbeidssted i Oslo var i juni 2010 på tjenestereise i Bergen for sin arbeidsgiver RR AS. Tjenestereisen varte fra avreise 07.06 kl 0700 til hjemkomst 09.06 kl 1200. Alle utgifter dekkes "etter regning". Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning for tjenestereisen. Reiseregningen inneholder Engs navn samt formålet med reisen. I tillegg er følgende utlegg spesifisert på reiseregningen :

• flybilletter kr 2 400 (flybillettstamme er vedlagt)
• losjiutgifter kr 1 600 (hotellregning er vedlagt)
• utgifter til kost kr 830 (restaurantregninger er vedlagt)

Det er unntak fra trekkplikten for refusjon av tjenesteutgifter etter skattebetalingsforskriften § 5-6-11. Unntak fra lønnsoppgaveplikten følger av forskrift 30.12.1983 nr. 1974 §§ 4 og 5.  Arbeidsgiveren kan refundere Engs utlegg uten å foreta forskuddstrekk eller beregne arbeidsgiveravgift. Refusjonen skal ikke innberettes på lønns- og trekkoppgaven. 
 

Reise uten overnatting - dagsreise

En dagsreise er etter statlig regulativ en reise uten overnatting. Påbegynnes eller avsluttes en tjenestereise i hjemmet vil det være en reise uten overnatting (dagsreise), dersom reisen avsluttes før kl. 03.00 eller påbegynnes etter kl. 01.00, jf. avsnittet reise med overnatting.

For at kostgodtgjørelse på reiser uten overnatting skal kunne utbetales uten at det foretas forskuddstrekk i godtgjørelsen må alle følgende vilkår være oppfylt, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (4):

• godtgjørelsen må utbetales i samsvar med satser, legitimasjonskrav og øvrige bestemmelser i tariffavtale eller statlig regulativ,
• godtgjørelsen må ikke være fastsatt for å gi arbeidsvederlag i tillegg til utgiftsdekningen, og
• godtgjørelsen må oppfylle legitimasjonskravene i forskriften tredje ledd, med unntak av opplysninger om overnatting og losji, jf. nedenfor.

Det skal ikke beregnes arbeidsgiveravgift av trekkfri godtgjørelse, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.

Bestemmelser i statlig regulativ

Reiser under 15 km
Det kan ikke beregnes kostgodtgjørelse for reiser under 15 km langs korteste reisestrekning (uansett arbeidsdagens lengde), jf. § 9 pkt. 1 i innenlandsregulativet. Korteste reisestrekning beregnes fra reisens utgangspunkt en vei og ut ifra det eller de transportmidler som faktisk benyttes, se kommentarene til § 9. Har arbeidstakeren flere oppdragssteder og samlet kjørelengde er over 15 km, men hvor hvert av oppdragsstedene ligger nærmere arbeidsstedet, eller reisens utgangspunkt, enn 15 km, anses dette som en reise på under 15 km.

Rutinemessige tjenesteoppdrag
Rutineoppdragsregulativet gjelder for tjenestemenn som er på reiseoppdrag uten overnatting som ikke faller inn under definisjonen av tjenestereise etter innenlandsregulativet, dvs. reiser av fast rutinemessig karakter. Med reiseoppdrag av fast rutinemessig karakter menes ordinær tjeneste ved/under utførelse av rutinemessige/faste tjenesteoppdrag som ikke trenger spesiell godkjennelse av arbeidsgiver.

Rutineoppdragsregulativet gir på visse vilkår rett til å få dekket legitimerte (dvs. dokumenterte) utgifter til kost ved tjenesteoppdrag som strekker seg utover 6 timer og der avstanden fra ordinært arbeidssted, eller reisens utgangspunkt, er mer enn 15 km. Det er en forutsetning at det ikke er mulig/hensiktsmessig – med bakgrunn i oppdragets karakter – å innta måltidet på eget arbeidssted.

Rutineoppdragsregulativet gjelder ikke for arbeidstakere med mobilt arbeidssted som for eksempel flybesetning, sjåfører, mannskap på båter osv.

Utbetalinger i samsvar med satser og vilkår i rutineoppdragsregulativet er skatte-, trekk-, og avgiftsfrie. Slike utbetalinger er heller ikke oppgavepliktige. Se ovenfor om utgiftsrefusjoner.

Fravær fra hjemmet
Når arbeidstakers fravær fra hjemmet er på 12 timer eller mer, se overtidsmat.

Satser

Legitimerte utgifter til kost - rutinemessige tjenesteoppdrag
(rutineoppdragsregulativet § 2)

Kostgodtgjørelse innland (innenlandsregulativet § 9) 

* For reiser inntil 5 timer tilstås en legitimert sats på inntil kr 155
 

Kostgodtgjørelse utland (utenlandsregulativet § 8)

Satser ved utenlandsreiser  

Måltidstrekk (innland og utland)
Forutsetningen for å benytte ovennevnte kostgodtgjørelsessatser er at skattyteren selv dekker alle kostnader til mat uten subsidiering av arbeids- eller oppdragsgiveren. Er enkeltmåltider dekket av arbeids-/oppdragsgiver eller av arrangør/¬vertskap, skal det foretas måltidstrekk i kostgodtgjørelsen. Trekket skal beregnes slik: 

Det skal også foretas måltidstrekk etter rutineoppdragsregulativet. Når enkeltmåltider er dekket av arbeidsgiver/-oppdragsgiver eller av arrangør/vertskap, dekkes ikke legitimerte utgifter for reiser inntil 12 timer. For reiser over 12 timer foretas måltidstrekk for påspandert lunsj/middag med henholdsvis kr 175 og kr 222,50.

Måltidstrekk i kostgodtgjørelsen skal foretas selv om det ikke er dokumentert skriftlig at det er dekket måltider. Arbeidstakeren skal skrive reiseregning etter de faktiske forhold.

Er det på annen måte kjent for arbeidsgiveren at arbeidstakeren ikke har hatt utgifter til enkelte måltider skal det foretas reduksjon av godtgjørelsen dersom den skal utbetales trekkfritt. Det skal ikke foretas trekk for måltider på fly (bortsett fra flyreiser på 1.klasse) eller andre lignende enklere måltider.

Legitimasjonskrav
Utbetaling av kostgodtgjørelse på tjenestereiser uten overnatting skal oppfylle legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3), jf. (4), med unntak av opplysninger om overnatting og losji. Kostgodtgjørelse på dagsreiser skal legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) over hvordan arbeidstakeren har innrettet seg under reisen. Reiseregningen skal minst innholde følgende:

• arbeidstakerens navn, adresse og underskrift,
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise,
• formålet med reisen, og
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på.

Arbeidstakerens navn, adresse og underskrift
Både navn og adresse skal fremgå av reiseregningen, selv om opplysningene ligger inne i lønns- og personalsystemet og enkelt kan hentes ut herfra. Reiseregningen skal være signert av arbeidstaker. Arbeidsgiveren må eventuelt vurdere om en elektronisk signatur oppfyller kravene som er satt til dette

Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise
Det er viktig at både dato og klokkeslett påføres reiseregningen fordi godtgjørelsen beregnes ut fra antall timer reisen har vart. Er ikke klokkeslett påført er det ikke mulig å verifisere om det er utbetalt korrekt kostsats. Det er særlig viktig at dato og klokkeslett påføres ved reise i utlandet, hvor reisen skjer mellom flere land med ulik kostsats.

Formålet med reisen
Formålet er ofte dårlig beskrevet på reiseregningen. Formålet skal angis så presist som mulig for hver enkelt reise.

Hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
Kravet om å opplyse om hvilke arrangementer arbeidstakeren har deltatt på er nytt fra 1. januar 2009, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3). 
 

Eksempel - dagsreise innland
Revisor Eng var i juni 2010, fra 07.06 kl 0700 til 07.06 kl 1700, på tjenestereise i Bergen. Arbeidsgiveren utbetaler godtgjørelse etter statens regulativ. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som tilfredsstiller legitimasjonskravene. 
 

• Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift.

Eksempel - dagsreise innland, måltidstrekk
Revisor Eng var i juni 2010, fra 08.06 kl 0700 til 08.06 kl 1700, på tjenestereise i Bergen. Arbeidsgiveren utbetaler godtgjørelse etter statens regulativ. I tillegg fikk hun dekket lunsj etter regning. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som tilfredsstiller legitimasjonskravene 
 

• Eng ble påspandert lunsj, og måltidstrekket blir kr 175.
• Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift.

Eksempel - dagsreise utland
Revisor Eng var i august 2010, fra 09.08 kl 0700 til 09.08 kl 1700, på tjenestereise i København. Eng får godtgjørelse etter statens regulativ. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som tilfredsstiller legitimasjonskravene.
 

• Full kostgodtgjørelse for København (egen sats) utgjør kr 880. Reisen varte mellom 6 og 12 timer og Eng får 2/3 av full godtgjørelse, kr 587.
• Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift.

Eksempel - oppdragssted nærmere enn 15 km
Revisor Eng var i mars 2010 på oppdrag for arbeidsgiver. Hun besøkte en kunde som holder til 12 km fra Engs arbeidssted. Til sammen reiste hun 24 km i tjeneste. Eng krever godtgjørelse etter statens satser, og ettersom reisen varte i 7 timer leverer hun reiseregning, som oppfyller legitimasjonskravene, hvor hun krever diettgodtgjørelse med kr 170. 

• Eng har ikke krav på godtgjørelse etter statens regulativ fordi oppdragsstedet ligger nærmere arbeidsstedet enn 15 km. Korteste reisestrekning beregnes fra reisens utgangspunkt en vei og ut ifra det transportmiddel som faktisk benyttes.

Reise med overnatting
Det er som hovedregel en reise med overnatting dersom minst fem timer tilbringes utenfor hjemmet i tiden mellom kl. 22 og kl. 06. Påbegynnes eller avsluttes en tjenestereise i hjemmet vil det være en reise med overnatting dersom reisen avsluttes tidligst kl. 03.00 eller påbegynnes senest kl. 01.00.

Kostgodtgjørelse
For at kostgodtgjørelse på reiser med overnatting skal kunne utbetales uten at det foretas forskuddstrekk i godtgjørelsen må alle følgende vilkår være oppfylt, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (1):

Ved overnatting på hotell må godtgjørelsen:

• være utbetalt i samsvar med bestemmelser i statens reiseregulativ eller tariffavtale,
• ikke overstige satser i statens reiseregulativ og
• følge legitimasjonskravene i forskriften tredje ledd (se nedenfor).

Ved overnatting på pensjonat eller hybel/brakke uten kokemulighet må godtgjørelsen:

• være utbetalt i samsvar med Skattedirektoratets forskuddssats (eller lavere) og 
• følge legitimasjonskravene i forskriften tredje ledd.

Ved overnatting på hybel/brakke med kokemuligheter eller privat må godtgjørelsen:

• være utbetalt i samsvar med Skattedirektoratets forskuddssats (eller lavere) og
• følge legitimasjonskravene i forskriften tredje ledd.

Det skal ikke beregnes arbeidsgiveravgift av trekkfri godtgjørelse, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.

NB! Hvor overnattingen skjer (type losji) er avgjørende for hvilken kostsats som kan utbetales trekkfritt.

Når skal hotellsatsen benyttes?
For å få hotellsatsen trekkfritt på et overnattingssted som ikke er benevnt som hotell, må skattyteren ha mulighet for å få servert alle hovedmåltider i overnattingsstedets spisesal/restaurant og maten må holde hotell-/restaurantstandard både når det gjelder kvalitet og pris. Ved overnatting på hurtigrute og ferger (f.eks. danskebåt, Kielferge) skal hotellsatsen for oppdragsstedet benyttes. Er oppdragsstedet selve båten/fergen skal den norske hotellsatsen legges til grunn (ved avreise fra Norge). Overnatter man på andre transportmidler som tog/buss/bil/båt/fly e.l. anses kostgodtgjørelse etter hotellsatsen ikke å gi overskudd, men da er forutsetningen at skattyteren også overnatter på hotell på reisen. Ved overnatting kun på tog, buss, bil, båt for øvrig, fly eller lignende brukes pensjonatsatsen.

Hva er kokemuligheter?
Hybel/brakkesatsen skal benyttes når skattyteren kan tilberede minst ett av måltidene per dag på oppholdsstedet, for eksempel frokost eller kveldsmat, selv om skattyteren ikke kan lage middag og dermed må spise dette måltidet ute på restaurant, kafé e.l. Ved bruk av hybel/brakkesatsen forutsettes det at det er forsvarlig å tilberede frokost og/eller kveldsmat på oppholdsstedet, blant annet sett i forhold til hygiene mv. 

Nattillegg
Fra 1. mars 2009 kan det kun gis ulegitimert nattillegg for tjenestereiser i Norge etter statens særavtaler. For tjenestereiser i utlandet dekkes kostnader til overnatting kun etter regning.

Ved utbetaling av nattillegg gjelder følgende, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (4):

• det er bare ulegitimert nattillegg på innenlandsreiser (tjenestereiser) på inntil kr 400 per døgn som kan holdes trekkfritt.
• annet nattillegg er kun trekkfritt i den utstrekning faktiske losjiutgifter dokumenteres.
• når nattillegget overstiger de faktiske losjiutgiftene skal det foretas forskuddstrekk i differansen.
• utbetaling av nattillegg på tjenestereiser med overnatting skal oppfylle legitimasjonskravene i forskriften tredje ledd, med unntak av opplysninger om navn og adresse på overnattingssted eller utleier, jf. nedenfor.

Det skal ikke beregnes arbeidsgiveravgift av trekkfri godtgjørelse, jf. folketrygdloven § 23-2 tredje ledd.

Skattedirektoratet har i mars 2008 uttalt at skatte- og trekkfritaket for ulegitimert nattillegg med inntil kr 400 for reiser innenlands, bare gjelder når arbeidsgiver holder seg innenfor beløpsgrensen. Utbetaler arbeidsgiveren ulegitimert nattillegg som overstiger kr 400, vil hele beløpet være trekkpliktig når faktiske losjikostnader ikke dokumenteres. Det er i slike tilfeller ikke anledning for arbeidsgiveren til å splitte opp godtgjørelsen og innberette kr 400 som trekkfritt nattillegg.

Også ansatte på rutinemessige tjenesteoppdrag med overnatting har krav på ulegitimert nattillegg etter særavtalen, jf rutineoppdragsregulativet § 3. Dette er imidlertid ingen tjenestereise etter skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (4) og nattillegget er følgelig trekk- og avgiftspliktig. 

Satser

Innland

 Utland

Statens satser ved utenlandsreiser 2010

Måltidstrekk

Forutsetningen for å benytte ovennevnte satser er at skattyteren selv dekker alle kostnader til mat uten subsidiering av arbeidsgiver/oppdragsgiver. Dersom enkeltmåltider er dekket av arbeids-/oppdragsgiveren eller av arrangør/vertskap skal det foretas måltidstrekk i kostgodtgjørelsen.

Måltidstrekk i kostgodtgjørelsen skal foretas selv om det ikke er dokumentert skriftlig at det er dekket måltider. Er det kjent for arbeidsgiveren at arbeidstakeren ikke har hatt utgifter til samtlige måltider skal det foretas måltidstrekk i godtgjørelsen dersom den skal utbetales uten at det gjennomføres forskuddstrekk. Det foretas ikke måltidstrekk for frokost når ulegitimert nattillegg benyttes. Det skal (som hovedregel) heller ikke foretas trekk for måltider på fly eller andre lignende enklere måltider.

Antall døgn
Døgn er i innenlandsregulativet definert som 24 timer regnet fra reisens begynnelse. Av § 9 i regulativet fremgår videre at for reiser som varer mer enn ett døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet, som et helt nytt døgn. Tilsvarende fremgår av utenlandsregulativet § 8.

Tjenestereiser utenlands
Kostgodtgjørelse under reise til og fra oppdragsstedet skal beregnes etter satser som gjelder for oppdragsstedet. Dersom reisen foretas gjennom flere land i løpet av et døgn, beregnes kostgodtgjørelse for det land hvor arbeidstakeren har oppholdt seg lengst.

Fra 1. mars 2009 er ulegitimert nattillegg fjernet i utenlandsregulativet. Utgifter til overnatting på utenlandsreiser dekkes nå kun etter regning, inntil de satser som gjelder for vedkommende land/by, 

Eksempel
En arbeidstaker forlater arbeidsplassen i Oslo 08.03 kl. 07.00 for å avholde et klientmøte i Stockholm. Møtet i Stockholm avsluttes kl. 19.30. Han reiser samme dag fra Stockholm til København hvor han har et klientmøte påfølgende dag kl. 09.00. Møtet er ferdig i København kl. 15.00 og han reiser direkte hjem til privatadressen og er der 09.03 kl. 18.30.

For det første døgnet vil han få satsen for kostgodtgjørelse i Sverige da han har oppholdt seg der 12,5 timer av døgnet (perioden mellom 07.00 og 19.30). For det andre døgnet vil han få satsen for kostgodtgjørelse i København, da det er der han har oppholdt seg 11,5 timer neste døgn (perioden mellom 07.00 og 18.30). Overnatting dekkes etter regning

Legitimasjonskrav - kostgodtgjørelse og nattillegg
Legitimasjonskravene for kost på reiser med overnatting fremgår av skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3). Utbetaling av nattillegg på tjenestereiser med overnatting skal også oppfylle legitimasjonskravene i forskriften tredje ledd. Overnatting etter regning skal følge legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 (1), jf. ovenfor om refusjon.

Kostgodtgjørelse og nattillegg på reiser med overnatting skal legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) over hvordan arbeidstakeren har innrettet seg under reisen. Reiseregningen skal minst innholde følgende:

• arbeidstakerens navn, adresse og underskrift,
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise eller pendlers reiser ved besøk i hjemmet,
• formålet med reisen, 
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på, 
• navn og adresse på overnattingssted eller utleier, og ved flere overnattingssteder også dato for overnattingene, og 
• type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji.

For ulegitimert nattillegg  kreves ikke opplysninger om navn og adresse på overnattingssted eller utleier, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 fjerde ledd.

Arbeidstakerens navn, adresse og underskrift
Både navn og adresse skal fremgå av reiseregningen, selv om opplysningene ligger inne i lønns- og personalsystemet og kan hentes ut herfra. Reiseregningen skal være signert av arbeidstakeren. Arbeidsgiveren må eventuelt vurdere om en elektronisk signatur oppfyller kravene som er satt til dette.

Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise
Det er viktig at både dato og klokkeslett påføres reiseregningen fordi godtgjørelsen beregnes ut fra antall timer reisen har vart. Er ikke klokkeslett påført er det ikke mulig å verifisere at det er utbetalt korrekt kostsats eller nattillegg. Det er særlig viktig at dato og klokkeslett påføres ved opphold i utlandet hvor reisen skjer mellom flere land med ulik sats for kost og losji.

Formålet med reisen og reisestedet
Formålet er ofte dårlig beskrevet på reiseregningen. Formålet skal angis så presist som mulig for hver enkelt reise.

Hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
Kravet om å opplyse om hvilke arrangementer arbeidstakeren har deltatt på er nytt fra 1. januar 2009, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3).

Navn og adresse på overnattingssted/utleier
Dersom navn og adresse på overnattingssted/utleier ikke er oppgitt kan det kun utbetales trekkfri kostgodtgjørelse etter laveste sats, dvs. Skattedirektoratets forskuddssats for hybel/brakke med kokemuligheter, jf. skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (1) bokstav c. Dette gjelder også ved reiser i utlandet. Det er ikke krav om at hotellregning må legges ved, men navn og adresse på overnattingsstedet må fremgå hvis kostgodtgjørelse etter hotell- eller pensjonatsatsen skal utbetales trekkfritt.

At nattillegget er ulegitimert vil i utgangspunktet si at arbeidstaker ikke trenger å redegjøre for hvor overnatting har funnet sted. Det er kun ulegitimert nattillegg på inntil kr 400 per døgn ved reiser innenlands som er skatte- og trekkfritt. Nattillegg som overstiger kr 400 ved reiser innenlands er kun skatte- og trekkfritt dersom arbeidstaker dokumenterer faktiske losjiutgifter.  
 

Eksempel - kost/nattillegg innland, overnattet på hotell
Revisor Eng var i mars 2010, fra 08.03 kl 0700 til 12.03 kl 1400, på tjenestereise i Bergen. Eng overnattet på hotell og dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler kostgodtgjørelse og nattillegg i samsvar med statens reiseregulativ. Ved hjemkomst leverte Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene. Ifølge reiseregningen skal hun ha:

• Eng er borte i 4 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 5 døgn.
• Hun har bodd på hotell og får hotellsatsen for kostgodtgjørelse på kr 580 per døgn.
• Hun får kr 400 per natt i nattillegg for 4 netter. 
• Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift.

Eksempel - kost/nattillegg innland, overnattet privat, måltidstrekk
Revisor Eng var i mars 2010, fra 08.03 kl 0700 til 12.03 kl 1400, på tjenestereise i Bergen. Eng overnattet privat og ble påspandert 2 middager av oppdragsgiver. For øvrig har hun dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler kostgodtgjørelse og nattillegg i samsvar med statens reiseregulativ/Skattedirektoratets forskuddssatser, dvs. kun den godtgjørelsen som er trekkfri. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene. Ifølge reiseregningen skal hun ha: 
 

• Eng er borte i 4 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 5 døgn. 
• Hun har bodd privat og får kun forskuddssatsen for kostgodtgjørelse på kr 189 per døgn trekkfritt. 
• Eng ble påspandert 2 middager og må trekkes 50 % av forskuddssatsen for 2 dager. 
• Hun har overnattet privat og får etter statens regulativ ulegitimert nattillegg på kr 400 per natt.
• Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift.

Eksempel - kost utland, overnattet privat, måltidstrekk
Revisor Eng var i mars 2010, fra 08.03 kl 0700 til 12.03 kl 1400, på tjenestereise i København. Eng overnattet privat og ble påspandert middag av oppdragsgiver i 2 dager. For øvrig dekket hun alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler kostgodtgjørelse i samsvar med statens reiseregulativ/Skattedirektoratets forskuddssatser, dvs. kun den godtgjørelsen som er trekkfri. Eng leverer reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene. 

• Eng er borte i 4 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 5 døgn. 
• Hun har bodd privat og får kun forskuddssatsen for kostgodtgjørelse på kr 189 trekkfritt (gjelder også reiser i utlandet).
• Eng ble påspandert 2 middager og må trekkes 50 % av forskuddssatsen for 2 dager. 
• Hun har overnattet privat og kan ikke dokumentere utgifter til overnatting. Arbeidsgiveren kan derfor ikke dekke utgifter til overnattingen  trekkfritt.
• Ettersom satser og legitimasjonskrav er oppfylt kan godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk eller beregnes arbeidsgiveravgift.

Når blir utbetalt godtgjørelse trekkpliktig? 
 
For høy sats
Utbetales det kostgodtgjørelse eller nattillegg som overstiger satsene i statens reiseregulativ, eventuelt Skattedirektoratets forskuddssatser, vil hele godtgjørelsen i utgangspunktet være trekkpliktig. Dermed skal det også beregnes arbeidsgiveravgift av godtgjørelsen. Trekkpliktig godtgjørelse til reise og kost skal innberettes i kode 155-A på lønns- og trekkoppgaven, mens trekkpliktig godtgjørelse til losji (nattillegg) skal innberettes i kode 157-A.

Er legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (3) oppfylt, kan arbeidsgiver splitte kostgodtgjørelsen i en trekk- og avgiftsfri del (statens satser/Skattedirektoratets forskuddssatser) som innberettes i kodegruppe 600, og en trekk- og avgiftspliktig del som innberettes i kode 155-A på lønns- og trekkoppgaven. Dette fremgår av skattebetalingsforskriften§ 5-6-14. Den trekkpliktige delen av godtgjørelsen skal arbeidsgiver ta med i grunnlaget for arbeidsgiveravgift og det skal foretas forskuddstrekk.
Utbetales det ulegitimert nattillegg som overstiger faktisk dokumenterte losjiutgifter, skal den trekkpliktige delen av nattillegg innberettes i kode 157-A. Den delen av nattillegget som kun består av faktisk dokumenterte losjiutgifter (refusjon) skal ikke innberettes på lønns- og trekkoppgaven. 
 

Eksempel - kost/nattillegg innland, brukt hotellsats for kost ved privat overnatting
Revisor Eng var i mars 2010, fra 08.03 kl 0700 til 12.03 kl 1400, på tjenestereise i Bergen. Eng overnattet privat og dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler godtgjørelse etter statens satser. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene. Ifølge statens regulativ får hun: 

• Eng er borte i 4 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 5 døgn. 
• Hun har bodd privat og får kun forskuddssatsen for kostgodtgjørelse på kr 189 trekkfritt. 
• Ettersom legitimasjonskravene er oppfylt kan godtgjørelsen splittes i en trekkfri og en trekkpliktig del.

Trekkfri godtgjørelse:

Trekkpliktig godtgjørelse:

• Den trekkpliktige delen av godtgjørelsen skal arbeidsgiver foreta forskuddstrekk i og beregne arbeidsgiveravgift av

Ikke oppfylt legitimasjonskrav
Er ikke reiseregningene som er grunnlaget for utbetalt kostgodtgjørelse og nattillegg utfylt i henhold til legitimasjonskravene (minimumskrav) som fremgår av skattebetalingsforskriften, skal hele den utbetalte godtgjørelsen anses som trekk- og avgiftspliktig og innberettes i kode 155-A og 157-A på lønns- og trekkoppgaven. Dette gjelder selv om utbetalingen er i henhold til statens satser. Er ikke legitimasjonskravene oppfylt skal arbeidsgiveren foreta forskuddstrekk i godtgjørelsen og ta beløpet med i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift.

Eksempel – kost/overnatting utland, privat overnatting
Revisor Eng var i mars 2010, fra 08.03 kl 0700 til 12.03 kl 1400, på tjenestereise i København. Eng overnattet privat og dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler kostgodtgjørelse etter statens satser. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene. Ifølge statens regulativ har hun krav på: 
 

• Eng er borte i 4 døgn og 7 timer og får diettgodtgjørelse for 5 døgn. 
• Hun har bodd privat og får kun forskuddssatsen på kr 189 trekkfritt. 
• Eng kan ikke dokumentere utgifter til overnatting, og får derfor ikke dekket overnatting etter utenlandsregulativet

Trekkfri godtgjørelse:

Trekkpliktig godtgjørelse:

• Den trekkpliktige delen av godtgjørelsen skal arbeidsgiver foreta forskuddstrekk i og beregne arbeidsgiveravgift av.

Eksempel – kost/overnatting utland, overnatting på hotell
Revisor Eng var i mars 2010, fra 08.03 kl 0700 til 12.03 kl 1400, på tjenestereise i København. Eng overnattet på hotell og dekket alle utgifter i forbindelse med reisen selv. Arbeidsgiveren utbetaler kostgodtgjørelse og dekker overnatting etter statens satser. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning som oppfyller legitimasjonskravene, og hun leverer hotellregning som viser at overnattingen kostet kr 5 000 (inklusive frokost på kr 1 000). Arbeidsgiveren refunderer hele regningen. Ifølge statens regulativ har Eng krav på:

• Eng er borte i 4 døgn og 7 timer og får kostgodtgjørelse for 5 døgn. Hun har bodd på hotell og får kr 880 per døgn trekkfritt
• Refusjonen av de dokumenterte utgiftene til overnattingen er trekkfri.
• Frokost er inkludert i prisen på overnattingen og da arbeidsgiveren dekker/refunderer hele regningen må det gjøres måltidsfradrag i kostgodtgjørelsen.

• Refusjonen av de dokumenterte utgiftene til overnatting skal ikke innberettes på lønns- og trekkoppgaven.

 
Eksempel - mangelfullt utfylt reiseregning
Revisor Eng var i mars 2010, fra 05.03 kl 0700 til 05.03 kl 1700, på tjenestereise i Bergen. Hun får godtgjørelse etter statens regulativ for dagsreiser. Ved hjemkomst leverer Eng reiseregning hvor hun kun har oppgitt navn, hvilket sted/ kunde som er besøkt og dato for reisen.

Eng krever godtgjørelse etter statens satser:

• Reiseregningen tilfredsstiller ikke legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (4), jf. (3). Både arbeidstakerens adresse og underskrift samt klokkeslett og formål mangler. Ettersom legitimasjonskravene ikke er oppfylt kan godtgjørelsen ikke utbetales uten at det foretas forskuddstrekk og beregnes arbeidsgiveravgift.

Ikke tjenestereise
Utbetales det kostgodtgjørelse/nattillegg på reiser av privat art eller for reiser som ikke er tjenestereiser skal arbeidsgiveren behandle dette på lik linje med vanlig lønn som skal tas med i grunnlaget for beregning av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Utbetaling av forskudd

I utgangspunktet skal arbeidsgiveren foreta forskuddstrekk og beregne arbeidsgiveravgift dersom det utbetales forskudd på utgiftsgodtgjørelser.

I enkelte tilfeller kan arbeidsgiveren unnlate å foreta forskuddstrekk i forskudd på utgiftsgodtgjørelser. Dette betinger at vilkårene i skattebetalingsforskriften § 5-6-13 (2) og (3) er oppfylt:

• Arbeidstakeren må før godtgjørelsen utbetales levere et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene (arbeidsgiveren må ikke ha grunn til å tro at godtgjørelsen vil gi overskudd)
•  Etter at utgiftene er pådratt må mottakeren snarest, og senest innen en måned, levere endelig oppgave (reiseregning som tilfredsstiller legitimasjonskravene) til arbeidsgiveren.
• Viser den endelige oppgaven at utgiftene har blitt mindre enn det som ble utbetalt må det skje ett oppgjør med arbeidsgiveren (ev. en oppsplitting etter skattebetalingsforskriften § 5-6-14) ellers må arbeidsgiveren foreta forskuddstrekk i hele godtgjørelsen

Er alle ovennevnte vilkår oppfylt kan arbeidsgiveren unnlate å foreta forskuddstrekk i, og dermed også unnlate å beregne arbeidsgiveravgift av, forskuddsutbetalingen. 
 

Administrativ forpleining (bruspenger)

Med administrativ forpleining menes at oppdragsgiveren eller arrangøren gjør opp for utgifter til opphold og kost direkte med det enkelte overnattings-/spisested. Opphold med administrativ forpleining likestilles med refusjon. Når kosten på tjenestereiser eller kurs-/konferanseopphold er dekket av arbeids-/oppdragsgiveren eller av arrangør/vertskap utbetales ikke kostgodtgjørelse, men det kan utbetales en særskilt godtgjørelse (bruspenger) som er ment å dekke mindre ulegitimerte utgifter som arbeidstakeren har gjennom døgnet.

Det fremgår av kommentarene til § 9 i innenlandsregulativet at når alle måltider er dekket utbetales det en særskilt godtgjørelse på kr 60 for hver 24. time (hvert døgn). Godtgjørelsen er ment å dekke mindre ulegitimerte utgifter som arbeidstakeren har gjennom døgnet. Tilsvarende godtgjørelse ved reiser i utlandet er kr 80 for hver 24. time, jf. kommentarene til § 8 i utenlandsregulativet.

Bruspenger kan ikke utbetales i tillegg til kostgodtgjørelse for ett og samme døgn.

Legitimasjonskrav
Legitimasjonskravene for bruspenger fremgår av skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (1) og (2), jf. ovenfor om reiser med overnatting. Er ikke reiseregningen utfylt i henhold til legitimasjonskravene kan ikke godtgjørelsen utbetales uten at det foretas forskuddstrekk og beregnes arbeidsgiveravgift.

Innberetning
Kontantgodtgjørelse (bruspenger) ved administrativ forpleining på tjenestereiser skal innberettes i kode 619 (beløp og antall døgn). I pendlertilfellene skal slik kontantgodtgjørelse (bruspenger) ved administrativ forpleining innberettes i kode 620 (beløp og antall døgn).

Tilbake til stikkordregister i Lønns-ABC